Privacybeleid

In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe het Historisch Archief Westland omgaat met uw privacy. Het Historisch Archief Westland (HAW) is de archiefdienst van de Gemeente Westland. Bij het HAW beheren wij diverse bronnen over de geschiedenis van Westland die blijvend te bewaren zijn. Dit zijn bijvoorbeeld archieven en kranten, maar zeker ook beeldmateriaal en geluidsobjecten. Hier kunnen uw persoonsgegevens in zitten.

Het HAW is ook verantwoordelijk voor verwerkingen door derde partijen, bijvoorbeeld de leverancier van het registratiesysteem of externe erfgoedplatforms waarop de collectie gepresenteerd wordt.

Het HAW verwerkt persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. Dit zijn bijvoorbeeld voor de aanwinstregistratie, raadpleegregistratie, het beheren en beschrijven van archieven en collecties en het digitaliseren van archieven en collecties.

Er zijn twee wetten die beschrijven hoe wij om moeten gaan met persoonsgegevens en de bescherming daarvan. De eerste wet is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Hierin staat welke privacyrechten je als natuurlijke persoon hebt en wat de regels zijn voor het verwerken van persoonsgegevens. De AVG is niet van toepassing op overleden personen. De tweede wet is de Archiefwet. Hierin zijn richtlijnen vastgesteld voor het openbaar maken van bronnen waar persoonsgegevens in voor (kunnen) komen.

In deze privacyverklaring wordt toegelicht:

• hoe de twee vormen van wetgeving invloed hebben op elkaar
• op welke verschillende manieren wij persoonsgegevens verwerken,
• met welk doel wij dat doen,
• op basis van welke grondslag wij dat doen,
• hoelang wij deze gegevens bewaren,
• wie inzage heeft in de persoonsgegevens,
• welke rechten u heeft met betrekking tot uw persoonsgegevens

Wanneer het gaat over persoonsgegevens in de bronnen is er overlap tussen de twee vormen van wetgeving. Dit heeft invloed op welke gegevens wij wel of niet openbaar mogen maken, en wie inzage heeft in bepaalde persoonsgegevens. Hierbij is de belangrijkste vraag of het gaat over een levend persoon en of de AVG dus van toepassing is.

De Archiefwet geeft voorschriften over hoe om te gaan met persoonsgegevens die in de bronnen opgenomen zijn. Er zijn vastgestelde openbaarheidstermijnen die aangeven welke bronnen wel en welke bronnen niet openbaar mogen zijn, en zo niet tot wanneer de bronnen niet openbaar zijn. Voor algemene persoonsgegevens is dit doorgaans een periode van 20 jaar na de laatst mogelijke datering van de bron. Voor bijzondere persoonsgegevens kan die periode tot 100 jaar duren.

Wanneer stukken openbaar zijn volgens de Archiefwet, mogen ze door iedereen worden ingezien. Stukken die niet of beperkt openbaar zijn, mogen alleen worden ingezien na het doorlopen van een procedure. De gemeentearchivaris bepaalt tijdens die procedure of de bron ingezien mag worden.

In sommige gevallen zijn de bronnen zo recent dat ze persoonsgegevens bevatten van mogelijk nog levende personen. Dan is ook de AVG van toepassing. Het is echter niet altijd bekend of mogelijk om te weten of er persoonsgegevens in een bron aanwezig zijn. En als ze er zijn of die persoon dan nog leeft. Dit maakt het soms moeilijk om te bepalen welke stukken wel en welke stukken niet openbaar gemaakt mogen worden.

Het HAW probeert in die gevallen een weloverwogen beslissing te maken op basis van de beschikbare gegevens en de mogelijke risico’s voor de persoonlijke levenssfeer van de betrokken. Als de risico’s te groot zijn, blijven de gegevens beperkt openbaar. In alle gevallen wordt het BSN behandeld als een beperkt openbaar gegeven.

Verder is de AVG ook van toepassing op de persoonsgegevens die betrokken zijn bij alle verwerkingen die door het archief gedaan worden om te zorgen dat de stukken nu en in de toekomst vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en toekomstbestendig zijn.

Als overheidsarchief bewaren wij bronnen die door de gemeente Westland zijn gemaakt en overgebracht. Bijvoorbeeld over de aan- en verkoop van grond, bevolkingsregistratie en bouwdossiers. Het HAW is wettelijk verplicht om deze bronnen te bewaren, en in een goede, geordende en toegankelijke staat te houden.

Het HAW bewaart ook bronnen van particulieren. Dit zijn meestal papieren archiefstukken, maar kunnen ook bestaan uit andere vormen, zoals boeken, foto’s en films. Het is niet wettelijk verplicht om deze bronnen te verzamelen. Wel is het verplicht om goed zorg te dragen voor de bronnen zodra ze geschonken zijn aan het archief. Inhoudelijk zijn deze bronnen heel interessant omdat ze een eigen perspectief geven op het dagelijks leven in het Westland, de ontwikkelingen van de samenleving en de Westlandse geschiedenis.

Het is in het algemeen belang dat deze stukken bewaard blijven om zo een juiste weergave te hebben van de ontwikkeling en geschiedenis van het Westland en haar inwoners. Om historisch onderzoek nu en in de toekomst mogelijk te maken is het toegankelijk maken van de bronnen en ze beschikbaar stellen essentieel.

3.1 Wij verwerken uw persoonsgegevens voor deze doelen

1. Opnemen van archieven en collecties in de archiefbewaarplaats en in het e-depot
2. Beheren en beschrijven van archieven en collecties
3. Digitaliseren van archief- en collectiebestanddelen
4. Online ter beschikking stellen van openbare archief- en collectiebestanddelen op het erfgoedplatform Erfgoed Westland
5. Online ter beschikking stellen van openbare archief- en collectiebestanddelen via nadere toegangen op het erfgoedplatform Erfgoed Westland

3.1.1 Toelichting

De verschillende bronnen bewaren wij omwille van hun historische waarde (a). Wij zorgen dat ze op lange termijn vindbaar, beschikbaar, leesbaar, en te interpreteren zijn, en de informatie betrouwbaar en toekomstbestendig blijft. Het beschrijven en digitaliseren van de archief- en collectiebestanddelen draagt bij aan deze taak tot archiveren (b, c).

Het online publiceren van de gedigitaliseerde bronnen inclusief aanvullende gegevens beschermt de fysieke originelen, vergroot de vindbaarheid en zichtbaarheid, en geeft ruimte om de inhoud beter te contextualiseren. Dit alles verhoogt de toegankelijkheid van de bronnen (d, e). Hierbij wordt altijd rekening gehouden met de openbaarheid van de gegevens, en/of de mogelijkheid dat vermelde of afgebeelde personen mogelijk nog leven.

3.2 Deze persoonsgegevens verwerken wij

In de archieven en collecties kunnen gegevens zijn opgenomen van personen die, vanwege de taakuitvoering van een (onderdeel van) de gemeente of een particuliere organisatie, op een of andere wijze daar contact mee hebben gehad. De persoonsgegevens kunnen allerhande categorieën zijn, zoals naw-gegevens, BSN en geboortedatum.

In sommige gevallen zijn dit bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over religie, politieke voorkeur, of strafrechtelijke feiten. Deze mogen alleen bij uitzondering verwerkt worden op basis van de AVG. Een uitzondering is de verwerking van deze persoonsgegevens voor wetenschappelijk of historisch onderzoek, of voor statistische doeleinden. De Archiefwet bepaalt dat deze gegevens voor een termijn van 75 tot uiterlijk 110 jaar na de laatst mogelijke datering niet openbaar zijn.

3.3 Zo komen wij aan uw persoonsgegevens

Nieuwe bronnen met daarin vaak persoonsgegevens komen bij het HAW binnen op het moment van schenking of overbrenging.

Aanvullende persoonsgegevens die niet in de bronnen zelf voorkomen, maar wel nodig zijn om de bronnen te beschrijven en beter te begrijpen, worden verkregen bij de schenker, door historisch onderzoek, of door annotaties door inwoners van het Westland.

3.4 Zo lang bewaren wij uw persoonsgegevens

Het HAW bewaart persoonsgegevens voor zolang dit noodzakelijk is voor de uitvoering van haar taken, of zoals is bepaald in de Archiefwet. De archieven en collecties waarin deze persoonsgegevens voorkomen zijn vanwege hun historische waarde aangewezen als permanent te bewaren.

Voor algemene persoonsgegevens is de wettelijke verplichting afkomstig uit de Archiefwet (artikel 3, 14, 16) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (artikel 6, lid 1, sub e). Voor bijzondere persoonsgegevens is de wettelijke verplichting afkomstig uit de Archiefwet (artikel 15, 15a, 17), de Algemene Verordening Gegevensbescherming (artikel 9, lid 2, onderdeel j) en de Uitvoeringswet AVG (artikel 24).

4.1 Wij verwerken uw persoonsgegevens voor deze doelen

6. Ter beschikking stellen openbare (analoge) archief- en collectiebestanddelen op de studiezaal
7. Ter beschikking stellen beperkt openbare (analoge) archief- en collectiebestanddelen op de studiezaal, na het doorlopen van een procedure
8. Raadpleegregistratie

4.1.1 Toelichting

Het HAW verwerkt persoonsgegevens die aanwezig zijn in de archief- en collectiebestanddelen en stelt ze ter inzage beschikbaar op de studiezaal (f). Wanneer de stukken bijzondere persoonsgegevens bevatten of om een andere reden beperkt openbaar zijn, moet eerst een procedure worden doorlopen om inzage te krijgen (g).

Om de veiligheid van de archief- en collectiebestanddelen te waarborgen, is het noodzakelijk te weten wie, wanneer, welk archief of collectiebestanddeel heeft geraadpleegd (h).

4.2 Deze persoonsgegevens verwerken wij

In de archieven en collecties kunnen gegevens zijn opgenomen van personen die, vanwege de taakuitvoering van een (onderdeel van) de gemeente of een particuliere organisatie, op een of andere wijze daar contact mee hebben gehad. Dat kunnen allerhande categorieën zijn, zoals naw-gegevens, BSN en geboortedatum. In sommige gevallen zijn dit bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over religie, politieke voorkeur, of strafrechtelijke feiten.

Voor de raadpleegregistratie worden namen, datum bezoek(en) en nummers van de archief- en collectiebestanddelen geregistreerd.

4.3 Zo komen wij aan uw persoonsgegevens

De persoonsgegevens zijn verzameld omwille van hun historische waarde. Zie ook Algemeen belang. Voor de raadpleegregistratie zijn ze verzameld op het moment van aanvragen.

4.4 Zo lang bewaren wij uw persoonsgegevens

De archieven en collecties waarin deze persoonsgegevens voorkomen zijn vanwege hun historische waarde aangewezen als permanent te bewaren. De raadpleegregistratie wordt maximaal 12 jaar bewaard.

4.4.1 Toelichting

Voor de raadpleegregistratie is een maximale termijn gesteld van 12 jaar. De registratie is belangrijk om te kunnen achterhalen wie als laatste een archiefstuk heeft aangevraagd. Wanneer een bron beschadigd of gestolen blijkt te zijn, kan achterhaald worden wie mogelijk verantwoordelijk is. De verjaringstermijn voor diefstal is 12 jaar.

Om de collectie goed te kunnen beheren en duidelijke afspraken te kunnen maken over het (her)gebruik van de bronnen worden er diverse afspraken gemaakt met verschillende partijen. Deze afspraken worden vastgelegd in een overeenkomst.

5.1 Wij verwerken uw persoonsgegevens voor deze doelen

10. Aanwinstregistratie archieven en collecties
11. Auteursrechtenregistratie
12. Bruikleenregistratie

5.1.1 Toelichting

Het HAW verwerkt persoonsgegevens om te kunnen identificeren wie een bepaald archief of collectie heeft geschonken of in bewaring heeft gegeven (j), en om te weten welke persoon of organisatie auteursrechten bezit op beeldmateriaal of audio dat zich in de archieven en collecties bevindt (k). Ook worden persoonsgegevens verwerkt om te weten wie, wanneer, welke archief- of collectiebestanddelen in bruikleen heeft gekregen of gegeven, zodat de veiligheid en integriteit van de stukken bewaakt kan worden (l).

5.2 Deze persoonsgegevens verwerken wij

Het HAW verzamelt voor de overeenkomsten naw-gegevens, en contactgegevens.

5.3 Zo komen wij aan uw persoonsgegevens

De persoonsgegevens worden verzameld op het moment dat de overeenkomst wordt gesloten.

5.4 Zo lang bewaren wij uw persoonsgegevens

Het HAW bewaart persoonsgegevens voor zolang dit noodzakelijk is voor de uitvoering van haar taken, of zoals is bepaald in de Archiefwet. Dit betekent dat de persoonsgegevens die zijn verzameld voor aanwinst- en auteursrechtenregistratie (j en k) niet worden verwijderd zolang het geschonken materiaal in onze archieven en collecties aanwezig is. Voor de bruikleenregistratie (l) is de bewaartermijn maximaal 10 jaar na het eindigen van de overeenkomst.

5.4.1 Toelichting

De bewaartermijn voor de bruikleenregistratie is gebaseerd op de VNG selectielijst procesnummer 16.1.

Volgens de Archiefwet heeft in principe iedereen recht om de bronnen in te zien die worden bewaard bij een openbare archiefbewaarplaats zoals het Historisch Archief Westland.² Er zijn een aantal redenen waarom bronnen niet kunnen worden ingezien. Sommige redenen zijn praktisch van aard. De stukken zijn bijvoorbeeld te kwetsbaar om te verplaatsen. Of ze zijn te slecht toegankelijk door het ontbreken van een goede inventaris of de juiste afspeelapparatuur. Dit wordt bepaald door de gemeentearchivaris.

Andere redenen om bronnen niet ter inzage te geven zijn wettelijk vastgelegd. Dit komt doordat in al deze verschillende bronnen persoonsgegevens voor kunnen komen. Een belangrijker reden om een beperking te stellen aan de openbaarheid is de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.³ Dit betekent dat de informatie die in de stukken staat niet openbaar gemaakt mag worden als het de privésfeer raakt van de beschreven of afgebeelde personen. De gemeentearchivaris kan een beperking van de openbaarheid instellen die meestal duurt totdat de beschreven of afgebeelde personen waarschijnlijk overleden zijn.

Persoonsgegevens die nodig zijn om de bronnen te begrijpen, maar niet direct in de bron zelf vermeld worden, worden opgeslagen in de collectiebeheersystemen. Sommige persoonsgegevens worden online gepubliceerd op het moment dat men er redelijkerwijs vanuit kan gaan dat de betrokkenen zijn overleden en/of de gegevens op basis van de Archiefwet openbaar mogen zijn.

Andere persoonsgegevens, bijvoorbeeld voor de aanwinstadministratie, worden ook in de collectiebeheersystemen opgeslagen, maar worden nooit gepubliceerd. Deze gegevens zijn enkel zichtbaar voor medewerkers van het HAW die die toegang nodig hebben, evenals de ICT-dienstverleners van de collectiebeheersystemen. De dienstverleners zijn ISO 27001 gecertificeerd voor informatiebeveiliging en gevestigd in Nederland.

In de AVG heeft u verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Dit zijn bijvoorbeeld het recht op inzage in uw persoonsgegevens. Ook mag u foutieve gegevens laten corrigeren, persoonsgegevens laten verwijderen of bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Ook heeft u het recht dat er altijd een menselijke blik wordt toegepast op het besluitvormingsproces.

7.1 Contactgegevens

Heeft u een vraag of een verzoek met betrekking tot uw persoonsgegevens? U kunt dan een mail sturen naar erfgoedwestland@gemeentewestland.nl. Binnen vier weken krijgt u reactie op uw verzoek. In complexe gevallen kan deze termijn met twee maanden worden verlengd. Hier wordt u binnen één maand na ontvangst van het bezoek van op de hoogte gesteld. Wij kunnen u eventueel vragen om uw identiteit te bevestigen. U kunt uiteraard ook altijd langskomen bij het Historisch Archief Westland tijdens openingsuren.

U kunt ook contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming (FG) van de Gemeente Westland via privacy@gemeentewestland.nl. Die houdt intern toezicht op de verwerking van persoonsgegevens. Mocht u er toch niet uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder: de Autoriteit Persoonsgegevens.

² Archiefwet 1995, artikel 14
 ³ Archiefwet 1995, artikel 15

Andere deelnemers die aangesloten zijn aan het platform Erfgoed Westland zijn niet gebonden aan een wettelijke taak, maar verwerken persoonsgegevens met hetzelfde doel als het Historisch Archief. Zij streven ernaar om op dezelfde wijze met persoonsgegevens om te gaan als het Historisch Archief Westland wanneer deze gepubliceerd worden op Erfgoed Westland.

Actuele deelnemers aan het platform Erfgoed Westland zijn te vinden op de site onder het kopje Deelnemers.